بررسی علمی و آماری داده‌هایی که از مطالعه مستقیم ۶۰۰ شرکت مختلف در سراسر جهان به دست آمده، نشان می‌دهد که برخلاف تصور، سیستم بازنگری عملکرد سالانه کارایی بالایی ندارد. امروز شرکت‌های برتر جهان برای افزایش بهره‌وری کارمندان و مدیرانشان، از فرایندهای بازخورد مکرر و سازنده استفاده می‌کنند. از طرف دیگر بررسی و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات سیستم‌های کلاسیک نظارت بر عملکرد، به زمان زیادی نیاز دارد و محدودیت زمان به‌عنوان یکی از مهم‌ترین منابع سازمانی، خود مشکل بزرگ دیگری است. در این گزارش، مثال‌هایی از پروسه‌های جدید انتقال بازخورد را در برخی شرکت‌های موفق دنیا مرور می‌کنیم.
- دیلویت
نتایج مطالعات اخیر دانشگاه هاروارد، که در نشریه کسب‌وکار این آکادمی منتشرشده، تصدیق می‌کند که متدهای سنتی ارزیابی عملکرد کارکنان را باید با سیستمی سریع و قابل استناد، که به‌جای تمرکز بر رتبه‌دهی سلیقه‌ای مدیران بر اساس رویکردی یکپارچه و مبتنی بر زمان حال عمل می‌کند، جایگزین کرد. پروسه فعلی شرکت دیلوت نیز بر همین اساس شکل‌گرفته و بر بازخوردهای مداوم، یادگیری و روش‌های جدید جمع‌آوری داده‌ها تأکید دارد. این تغییر زمانی رخ داد که شرکت دیلویت متوجه شد هرسال ۲ میلیون ساعت را صرف بررسی گزارش‌های رتبه‌دهی مدیران می‌کند و درعین‌حال، بازدهی مطلوبی را از نتایج پایانی به دست نمی‌آورد. در حال حاضر سیستم جدید شرکت دیلویت، روی تصاویر و عکس‌های فوری از مشکلات (چه از منظر مدیران و چه کارمندان) تمرکز دارد که به همه عوامل و اعضای تیم کمک می‌کند در هرلحظه بتوانند با استفاده از مدارک معتبر، رویکرد خود را با یکدیگر سازگار کنند.
- کارگیل
این شرکت بزرگ تولید و توزیع محصولات کشاورزی، سیستم بررسی عملکرد خود را مورد بازبینی قرار داد و متوجه شد که مدیران، این فرایندها را صرفا به چشم یک سری وظایف اداری مازاد می‌بینند. مدل جدید کارگیل بر بازخوردهای تیمی و جمعی روزانه تمرکز دارد. به‌علاوه این شرکت به کارمندان و مدیرانی که در این سیستم به‌خوبی عمل می‌کنند، پاداش می‌دهد و به این طریق، تأکید خود را بر ارتباطات دوطرفه نشان می‌دهد. نتایج این سیستم نشان می‌دهد که حالا ۶۹درصد کارمندان معتقدند که بازخوردهای مفیدی دریافت می‌کنند. این سیستم مزایای دیگری هم دارد. به‌عنوان‌مثال، مدیران میان‌رده این کمپانی، از اینکه به‌جای وقت‌گذراندن روی پرونده‌های کاغذی، فرصت بیشتری برای تعامل و معاشرت با کارمندانشان دارند، ابراز خشنودی کرده‌اند.
- آی‌بی‌ام
زمانی که این غول دنیای کامپیوتر تصمیم گرفت سیستم عملکرد بررسی خود را تغییر دهد، طی یک فرایند جمع‌سپاری از طریق پلتفرم اجتماعی درون‌سازمانی خود، از ۳۸۰هزار کارمند در ۱۷۰ کشور جهان نظرخواهی کرد. طبق گزارش فورچون، کارکنان آی‌بی‌ام ایده‌های زیادی داشتند، ولی اکثریت آنها خواستار کنار‌گذاشتن سیستم ارزیابی نسبی بودند که باعث می‌شد اغلب اوقات کارمندان در مقابل یکدیگر قرار بگیرند. نتیجه این فرایند، به‌کارگیری یک سیستم جدید نرم‌افزاری به نام چک‌پوینت بود. طبق این برنامه، کارمندان هر سه ماه یک‌بار، هم اهداف کوتاه‌مدت بعدی خود و هم بازخوردی مؤثر در مورد پیشرفت حرفه‌ای‌شان را دریافت می‌کنند. آی‌بی‌ام همچنین روال سابق شرکت را که در آن یک امتیاز واحد برای اجرا و عملکرد نهایی هر کارمند در نظر گرفته می‌شد، تغییر داد و ۵ امتیاز مختلف را برای ارزیابی جوانب مختلف تأثیرگذاری آنها در کار تیمی اختصاص داد.
- سیگنا
این شرکت مشهور خدمات بیمه و درمان نیز در سال‌های اخیر تلاش کرده پروسه‌های ساده‌تر و سریع‌تری را برای بررسی عملکرد اعضای خود بیابد. تماس مستقیم با همه کارمندان برای چک‌کردن نیازها یا مشکلات و بازخورد سازنده، رکن اصلی سیستم جدید سیگنا را تشکیل می‌دهد. طی این مکالمات شخصی، اهداف و وظایف هر کارمند و همچنین پیشرفت حرفه‌ای او نیز موردبحث قرار می‌گیرد. سیستم جدید سیگنا، رتبه‌دهی کارمندان را تغییر داده و به امتیازدهی تیمی تبدیل‌کرده است. این فیدبک‌های منظم، توانمندی و تأثیرگذاری سرپرستان و مدیران تیم را هم پوشش می‌دهد.