«سلام، به شرکت ما خوش آمدی. در روز اول لازم است تا این بروشور راهنمای ۳۴صفحه‌ای را مطالعه کنید. همچنین با مطالعه این بروشور می‌توانید در مورد بیمه و اینکه آیا می‌خواهید بخشی از حقوق خود را در سهام سرمایه گذاری کنید، تصمیم بگیرید. اگر هرسوالی داشتید پیشنهاد می‌کنم که کتابچه راهنما را مجددا مطالعه کنید. به علاوه بهتر است که نگاهی هم به کتاب راهنمای کارکنان بیندازید. قوانین زیادی وجود دارد که در این کتاب به آنها اشاره شده است. راستی، کتاب راهنمای کارکنان را دریافت کرده‌اید؟!»
آیا شما هم تا‌کنون در جلسات استخدام اینچنینی شرکت کرده‌اید؟ آیا دوست نداشتید که جلسه هرچه سریع‌تر تمام شود؟ هر‌ساله بسیاری از این قبیل جلسات کسل‌کننده، در مورد امور فنی و اداری و یا مزایای کار‌کردن در یک شرکت برگزار میشود که همه – حتی افرادی که جلسات را اجرا می‌کنند- آرزو می‌کنند تا در جایی دیگر باشند.
کیت کیتانی، مدیر عامل شرکت ارتباطات با کارمند و وب‌سایت GuideSpark.com، راه‌حلی برای این مشکل دارد؛ «فیلم». وی بیان می‌کند که در دهه ۱۹۷۰ فیلم‌ها و ویدئو‌های آموزشی وجود نداشت اما اکنون ویدئو‌های کوتاه می‌تواند راهگشا باشد. این فیلم‌ها می‌توانند عین مختصر‌بودن، تمام اطلاعات مهم را در‌بر‌بگیرند. او می‌گوید: «من ازجمله افرادی بودم که در این مورد شک و تردید زیادی داشتم، اما با کمی آزمون و خطا مطمئن شدم که این فیلم‌ها می‌توانند جایگزین مناسبی برای جلسات کسل‌کننده باشند.» کیتانی همچنین در ادامه صحبت‌ها بر موفقیت خود برای متقاعد‌کردن سرمایه‌گذاران تاکید می‌کند. او برای جلب اعتماد این افراد به پنج دلیل کلیدی برای استفاده از این روش اشاره می‌کند:
افراد به دیدن ویدئو عادت دارند
ما معمولا همیشه درمحل کار در حال استفاده از رایانه‌های خود هستیم و زمانی که در محل کار نیستیم، از گوشی‌های هوشمند خود استفاده می‌کنیم. بنابراین کارکنان به تماشای فیلم و دریافت اطلاعات از طریق فرمت‌های تصویری عادت دارند؛ پس چرا از این قابلیت برای ارائه اطلاعات به آنها استفاده نکنیم؟
ویدئو‌ها برای همه افراد قابل استفاده است
برای آن دسته از کارمندانی که دسترسی به رایانه ندارند نیز استفاده از این ویدئو‌ها می‌تواند یک گزینه باشد. آنها می‌توانند این فیلم‌های آموزشی را از تلفن‌های هوشمند خود ببینند. اینطور به نظر می‌رسد که در هر حالت استفاده از ویدئو‌های آموزشی کارآمد‌تر از بروشورهایی است که فورا سر از سطل زباله در‌می‌آورند.
امکان مشاهده بازخورد‌ها وجود دارد
یکی دیگر از مزیت‌های این ویدئو‌ها- اگر که تحت وب باشند- این است که شما می‌توانید بفهمید که کدام‌یک از کارکنانتان این ویدئو را دیده و پیام این ویدئو را دریافت کرده است.
قرص‌های کوچک‌تر، آسان‌تر قورت داده میشود
مطمئنا این ویدئو‌ها جای کتابچه‌های راهنما را نخواهد گرفت بلکه آنها تنها حاوی نکات مهم این کتابچه‌ها هستند. بنابراین شما هنوز هم به کتابچه‌ها نیاز خواهید داشت. کیتانی اضافه می‌کند: «شما می‌توانید ویدئو‌هایی ۳ دقیقه‌ای از نکات مهم کتابچه‌ها تهیه کنید و مطمئن باشید که همه آن‌را تماشا خواهند کرد و یا کل کتابچه را تبدیل به یک ویدئو ۳۰دقیقه‌ای کنید که احتمالا هیچ‌کس آن‌را نخواهد دید.»
زمان کارآموزی را کاهش دهید
این مورد را بر اساس تجربه‌ای از شرکت اوشنر هلت، با تعداد زیادی کارمند برای شما بازگو می‌کنم. این شرکت اخیرا برای راه‌اندازی دپارتمانی جدید، چند کارمند تازه را به استخدام خود درآورده بود. طبق تجربه‌های سابق این شرکت، این افراد تازه‌وارد برای قرار‌گرفتن در چرخه امورات شرکت و ایفای نقشی مثمر‌ثمر نیازمند صرف زمانی طولانی و جلسات کارآموزی متعدد بودند. رئیس شرکت اوشنر هلت می‌گوید که با استفاده از ویدئو‌های کوتاه به جای کلاس‌ها و بروشور‌های کارآموزی، کارمندان جدید توانستند بسیار سریع‌تر مشغول به کار شوند و در نتیجه در منابع مالی شرکت نیز صرفه‌جویی شد.