دستمزد و فیش‌های حقوقی، درست همانند فروش، خدمات مشتری و حتی بازاریابی محتوایی، از حساس‌ترین بخش‌های یک تجارت است. حقوق نوعی پاداش برای حفظ کارمندان و تشویق آنان برای انجام صحیح وظایف‌شان است. اگر در انجام محاسبات حقوقی اشتباهی صورت گیرد، نارضایتی و بی‌انگیزگی از ابتدایی‌ترین نتایج این اشتباهات است. در سال ۲۰۱۳، خدمات درآمد داخلی ایالات متحده آمریکا، ۶.۸ میلیون اشتباه که منجر به ۴.۵ میلیارد دلار جریمه می‌شد را به عنوان خطاهای صورت گرفته در دستمزدهای آن سال اعلام کرد. با علم به اینکه ۴۰% از صاحبان تجارت‌های کوچک حتی از وجود یک حسابدار هم بی‌بهره‌اند، ارقام فوق تعجب‌برانگیز نخواهد بود. دیوید مک‌کلی از مشاورین تجارت در شرکت فردمن می‌گوید: «قوانین کوچک اما مهم بسیاری برای موفقیت تجارت‌های کوچک وجود دارد.» اگرچه به نظر می‌رسد که تجارت‌های کوچک گزینه انجام امور مالی را به صورت شخصی و مستقل از شرکت‌های حسابداری در مقابل خود دارند اما مزایای بسیاری برای استفاده از شرکت‌های حسابداری معتبر و قابل اطمینان وجود دارد.
- صرفه جویی در زمان
به گفته کارن مک‌مولان از کارمندان شرکت کاریابی استفینگ ادج، «از اساسی‌ترین چالش‌های پیش رو در شرکت‌هایی که امور حسابداری شرکت، توسط کارمندان خود شرکت انجام می‌گیرد، صرف زمان طولانی برای محاسبات و همچنین ناتوانی آنان در یافتن راهی بهینه است.» اگر شما نیز از جمله شرکت‌هایی باشید که محاسبات اقتصادی و حقوقی کارمندان را به صورت شخصی انجام می‌دهید، از زمانبر بودن این امور مطلع هستید. با رشد تعداد کارمندان، حجم این‌گونه محاسبات بیشتر و انجام آن زمانبرتر خواهد شد. در این‌گونه موارد، محاسبات شامل مراحل بازبینی بسیاری برای حصول اطمینان از صحیح بودن محاسبات خواهد بود. با استفاده از شرکت‌های حسابداری، هسته اصلی امور محاسباتی شرکت شما به بهترین شکل اداره و مدیریت می‌شود. با برون‌سپاری این وظایف، مقادیر زیادی زمان برای بررسی مجدد میزان پاداش‌ها، روش‌های بازاریابی و ارتقای بازده جریان کار در شرکت خواهید داشت.
- کاهش هزینه‌های سربار
به عنوان یک صاحب کسب و کار، زمان شما در ارتباطی تنگاتنگ با درآمد شما قرار دارد. مقدار زمانی که در هر روز ذخیره می‌کنید در واقع درآمد شما در آن روز خواهد بود. با در ذهن داشتن این موضوع به زمان‌هایی که برای صرف محاسبات هزینه می‌کنید، بیندیشید:
محاسبات ساعات کار کارمندان، اضافه‌کارها، کسور خدمت، مرخصی‌های بدون حقوق و استعلاجی و مالیات.
چاپ، امضا و توزیع حقوق افراد.
فرآیند پرداخت مستقیم یا الکترونیکی حقوق.
ایجاد گزارش‌ها و جداول حقوقی.
تهیه جداول مربوط به امور مالیاتی.
با نگاهی واقع‌گرایانه می‌توانید به مفید بودن یا نبودن استفاده از شرکت‌های حسابداری پی ببرید.
- امنیت داده‌ها
مقادیر قابل توجهی ریسک در انجام محاسبات مالی و حقوقی توسط افراد فاقد تخصص وجود دارد. در این‌گونه موارد به دلیل عدم استفاده از برنامه‌های امنیتی، درهای اطالاعات به روی دزدان اطلاعات باز است. در این شرکت‌ها سوابق کارمندان توسط شخص واردکننده اطلاعات قابل رویت و دستکاری است و بستری آماده برای رشوه و اختلاس ایجاد می‌شود. در مقابل با برون‌سپاری محاسبات مالی، به طور خودکار امنیت اطلاعات خود را افزایش داده‌اید. چراکه شرکت‌های حسابداری از نرم‌افزارهای محاسباتی با امنیت بالا بهره می‌برند. همچنین با توجه به سطح حساسیت امور مالی شما، این امنیت توسط متخصص قابل افزایش است.
- وجود ضمانت
در بالا راجع به پتانسیل و احتمال وقوع اشتباهات محاسباتی صحبت شد. عدم وجود تخصص و در نتیجه بروز خطا، دلیلی قابل قبول برای دولت به منظور جریمه نکردن شما نیست. شما همواره به صورت قانونی ملزم به ارسال اطلاعات صحیح به اداره مالیات هستید. هرگونه اشتباه از سوی شما مجازات و جریمه‌های مربوط به خود را به دنبال دارد. به گفته اندی چایلدز ، معاون شرکت پی‌چکز، به عنوان یک مدیر شما ملزم به دانستن اطلاعات حقوقی و قوانین ساعات کار هستید. به طور مثال شما بایستی بدانید که چه موقع زمان پرداخت اضافه‌کاری‌ها است. حتی کوچک‌ترین اشتباه در این محاسبات گاهی به خسارات و جریمه‌های بسیار زیادی منجر می‌شود. با وجود تغییرات دایمی در قوانین مالی و حسابرسی، در صورت عدم وجود یک حسابدار که با اطلاعات به‌روز خود، امور مالی شما را سازماندهی کند، حرکت به سوی جلو گاهی خطرناک است. یک حسابدار متخصص با علم و آگاهی به‌روز خود، ضامن صحت محاسبات مالی شرکت شما خواهد بود.
- حقوق و دستمزد… بدون نگرانی
یک متخصص حسابدار، کسی که با پیچیدگی‌های قوانین، مالیات‌ها و منابع انسانی آشناست یک نیاز اساسی برای هر نوع کسب و کار است. این امور، مواردی است که این افراد برای انجام آن‌ها آموزش دیده‌اند. با استخدام این‌گونه افراد، در زمان و پول صرفه‌جویی کنید و اندکی از دردسرها و مشغله‌های فکری و استرس بکاهید.